Ballotagerichtlijnen,
zoals geldend sinds de extra vergadering van 20 april 2022
Ballotagerichtlijnen 2022 Probus III Maastricht
Inleiding
De Ballotagerichtlijnen zijn gericht op het realiseren van de doelstelling van Probusclubs, nl.:
“Het bevorderen van saamhorigheid en vriendschap van (geheel of nagenoeg geheel) postactieven die een maatschappelijk verantwoordelijke functie hebben vervuld en die ieder vanuit een persoonlijke, intellectuele en maatschappelijke achtergrond waarde hechten aan het regelmatig ontmoeten van elkaar. Bindende elementen vormen: onderlinge hulpvaardigheid, verbreding van kennis en interesse, verruiming van inzicht alsmede ontspanning.”
De Ballotagerichtlijnen worden vastgesteld door de Algemene ledenvergadering (ALV).
- Samenstelling Probusclub Maastricht III
Het Bestuur bezint zich bij de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar op het ledenbestand van de club en doet, indien gewenst, een voorstel tot aanvulling of uitbreiding. Tussentijdse voorstellen tot uitbreiding gaan uitsluitend uit van het Bestuur. Personen kunnen zich niet zelf aanmelden.
Jaarlijks worden de vigerende ballotagerichtlijnen tegen het licht gehouden en indien nodig tijdens de algemene ledenvergadering (ALV) opnieuw vastgesteld.
- Ballotagecommissie (BC)
De coördinatie en uitvoering van het ledenbeleid is in handen van de Ballotagecommissie (BC).
Deze commissie wordt benoemd door het Bestuur en bestaat uit drie, niet tot het bestuur behorende, leden. Leden van de BC zijn minimaal 3 jaren lid van de Probusclub Maastricht III. Elk commissielid is drie jaar in functie, waarbij hij of zij jaarlijks opschuift in ‘rang’.
De BC draagt zorg voor het bijhouden van een bescheiden archief (jaarverslag, beleidsoverwegingen etc.), zodat latere commissieleden de grote lijn kunnen traceren. De scheidende voorzitter draagt de functie en het archief na de jaarvergadering officieel over aan de opvolger.
- Beleid
Probusclub Maastricht III telt 32 leden, plus of min twee leden. De verhouding tussen mannen en vrouwen is evenwichtig.
De eisen, welke de club stelt aan nieuwe leden, zijn de volgende:
De kandidaat:
3.1 past qua mentaliteit, attitude en ontwikkeling binnen de club;
3.2 onderschrijft de doelstelling van de club en is in staat en bereid een positieve bijdrage te leveren aan het verenigingsleven;
3.3 heeft de mogelijkheid en bereidheid de clubbijeenkomsten regelmatig bij te wonen.
Bij de kandidatuur wordt rekening gehouden met:
3.4 een gemengde en diverse samenstelling van de club met betrekking tot uitgeoefende beroepen en vroegere maatschappelijke activiteiten;
3.5 de gewenste grootte en samenstelling van de club;
3.6 de leeftijdsgrens van minimaal vijfenvijftig (55) jaar en maximaal de wettelijke AOW-leeftijd plus vier jaren, (zonder hardheidsclausule);
3.7 verhuizers; conform artikel 5 van de Statuten kan een lid van een andere Probusclub dat in onze regio komt wonen als ‘verhuizer‘ lid worden van onze club, mits hij of zij wordt voorgedragen door het Bestuur van deze laatste club en nadat de Ballotagecommissie de ‘Procedure werving van nieuwe leden’ heeft toegepast vanaf artikel 4.2 van de Ballotagerichtlijnen. Voor leden afkomstig van een andere Probusclub geldt bij toetreding geen maximale leeftijd;
- Procedure werving van nieuwe leden
Voorop staat dat een voordracht met grote zorg omgeven wordt om de privacy van de voorgedragen kandidaat te waarborgen. Dit betekent dat gedurende de gehele periode van kandidaatstelling volledige zwijgplicht geldt voor alle Probusleden.
4.1 Een nieuwe kandidaat wordt door twee (2) clubleden (de zogenaamde sponsorleden) schriftelijk voorgedragen bij de BC. De sponsorleden motiveren zo uitvoerig mogelijk de kandidatuur.
NB: de sponsorleden hebben ook zwijgplicht tegenover hun voorgedragen kandidaat.
4.2 De BC toetst de voorgedragen personen aan artikel 3 van de Ballotagerichtlijnen 2020 en raadpleegt zo nodig leden wier oordeel bij de betreffende voordracht relevant kan zijn.
4.3 De BC besluit over alle voordrachten en informeert daarover het Bestuur. Bij meerdere kandidaten, die in het profiel passen, geeft de BC een volgorde aan.
4.4 Bij een negatief besluit van de BC informeert de BC de sponsorleden.
4.5 Bij een positief besluit van de BC informeert het Bestuur tijdens de eerstvolgende bijeenkomst, waarbij geen niet-leden (gast, gastspreker, oud-lid) aanwezig zijn, de clubleden uitvoerig over voordracht, naam en antecedenten van de 1e kandidaat.
4.6 Elk clublid kan vervolgens binnen een maand, nadat het Bestuur de kandidatuur bekend heeft gemaakt, zijn of haar bezwaar tegen toelating kenbaar maken aan de voorzitter van de BC. Eén bezwaar is voldoende om een kandidaat af te wijzen. De voorzitter kan toelichting vragen. De sponsoren worden niet geïnformeerd over de bezwaren.
4.7 De voorzitter BC deelt de bezwaren mondeling mee aan de voorzitter van het Bestuur. De voorzitter van het Bestuur kan expliciet toelichting vragen bij de bezwaarmaker(s). Het Bestuur kan op grond van dit gesprek anders beslissen over de ballotage en deelt haar besluit mee aan de BC.
4.8 Het Bestuur informeert vervolgens mondeling de sponsorleden over de negatieve of positieve beslissing van het Bestuur. Het Bestuur informeert bij de eerstvolgende vergadering, waarbij geen niet-leden aanwezig zijn, de clubleden.
4.9 Bij een definitief positieve uitslag inzake de kandidatuur, vraagt een van de sponsorleden aan de persoon of zij of hij kandidaat-lid wil worden van de Probusclub. Zo ja, dan houdt een sponsorlid tezamen met een bestuurslid een kennismakingsgesprek en informeert hem of haar over onze Probusclub en nodigt hem of haar uit tot het bijwonen van een bijeenkomst. Het kandidaat-lid heeft het recht de introductie maximaal een half jaar uit te stellen.
5.0 Kandidaten die positief getoetst zijn blijven in portefeuille tot het kandidaat-lid het besluit om wel of niet lid te willen worden, heeft kenbaar gemaakt.
5.1 Na vervulling van de vacature worden de dossiers van alle voorgedragen kandidaten vernietigd en dus niet in portefeuille gehouden. Er wordt niet met een wachtlijst gewerkt.
- Installatie
Het Bestuur en de sponsorleden zijn verantwoordelijk voor een goede introductie en begeleiding van het kandidaat-lid in onze club.
5.2 De kandidaat wordt de mogelijkheid geboden om als gast drie clubbijeenkomsten bij te wonen en beslist dan binnen een termijn van een maand of hij of zij definitief toetreedt tot onze club. In het positieve geval wordt tijdens de daaropvolgende Probus-bijeenkomst door het Bestuur overgegaan tot installatie. Tijdens de proefperiode wordt het kandidaat-lid vrijgehouden door de club.
5.3 Na installatie van het kandidaat-lid doet het Bestuur hem of haar schriftelijk, per e-mail en/of door verwijzing naar onze website de volgende informatie toekomen: de statuten van Probusclub Maastricht III, de Ballotagerichtlijnen, de ledenlijst, het programma van de Programmacommissie en het IP-adres en wachtwoord voor toegang tot onze website. Daar staan o.a. de curricula vitae van de clubleden en het informatieboekje van Probus Nederland.
Vastgesteld tijdens de Ledenvergadering van Probusclub Maastricht III op 20 april 2022 te Maastricht.